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为第一次开展审计答疑解惑
2015-03-25 09:18   网络

为第一次开展审计答疑解惑

——初次审计项目的思路和做法

丁朝霞

[引言]对于很多内部审计人员来说,总是会面临第一次接触审计,对于内部审计单位来说,总会面临第一次开展某种类型内部审计。这种挑战和压力客观存在,如何快速适应新项目,明确开展首次审计的思路和做法,降低风险,提高审计质量,成为内部审计机构和内部审计人员的当务之急。

一、案例背景

某单位所在的行业经济责任审计已普遍开展,而该单位的内部审计部门编制只有3个人,即审计部经理A、项目经理B和审计人员C。过去的主要工作集中于招标、合同和基建工程审计方面。眼看其他同行的经济责任审计工作开展得如火如荼,而根据上级领导的指示,近期准备开展对后勤部门领导D离任的经济责任审计,审计部经理A不免心里犯怵,人员不足,经验不足,项目复杂……。但这项工作势在必行,经理A开始着手准备工作,到同行的内部审计部门学习,并借鉴相关的审计流程和审计规范;上网查找和学习相关的制度和做法;调查后勤部门的实际情况并研究往年财务工作资料和数据。项目经理B将从外单位取经得来的经验,结合在网上查到同行的资料,经过比较和整理,形成了一套初步的工作项目思路和审计工作文书。

审计项目进点之前,会议讨论正在进行之中,讨论着寻找外援的问题,有的提出直接委托社会审计,有的认为外聘一些专家来指导。为了保证审计项目质量和培养新人的能力,决定短期聘请一些专家来指导和帮助内部审计小组。围绕着要不要发布经济责任审计的公示的问题,有2种不同的观点:B认为,由于首次开展该项审计,可能会出现抵触情绪,在方法上拟采取“软着陆”的方式,先开展后慢慢再规范,建立相关的制度;C认为,应一开始就从规范做起,要么不做,要做就要做好,如果这个领导公示、那个领导不公示,就会造成不公平,也会给人以不够规范的印象。权衡之下,为了公平和规范起见,审计部经理A选取了审计人员C的方案。

然而,贴在核心大楼电梯前的公示在这个相对小的单位犹如炸开了锅,“是不是某人有经济问题啊,为何审计他,其他人不审?”“还要公示呢,有点通辑犯的味道……”而被审计干部的话也传到了审计人员的耳朵里:“其实就是人走茶凉,冠冕堂皇地说是进行离任审计,其实就是为了让我净身出户,踢到别的地方……”。的确,经济责任审计的目的就是为了“清清楚楚上任,明明白白走人”,虽说是首次开展,但此话听起来却感觉不是滋味……

三分时时彩官网由于经验不足和考虑不周全,审计人员不断地要求补充、增加被审计单位需要准备的资料,被审计单位的财务经理不免埋怨,“你自己都不清楚到底要什么,我怎么配合呢,这样很影响我的工作……”。接下来的审计工作中面临着重重的困难。由于不同于其他类型的审计,被审计的干部对审计报告可以说是字斟句酌,据“字”必争。经过几经周折,通过审计人员的努力工作和解释,最后才将审计项目顺利完成。项目经理B终于舒了口气,万事开头难,下次的审计应该容易了……

三分时时彩官网二、初次审计的思路和做法

由于内部审计是朝阳行业,加上内部审计人力和资源的问题,内部审计机构往往需要不断吸收新生员工,或由老员工去开展某项新型的审计。因此,面临初次开展某种审计在内部审计机构是一种常态,有必要研究初次审计相关的思路和做法。

1.到同行的先进单位交流,借鉴和嫁接先进经验。

俗话说,隔行如隔山。同在审计行业,不同专业依然有如隔山的感觉。因为内部审计是个新兴的行业,而被审计的对象和环境相对复杂。即使是资深的审计人员,虽有丰富的审计知识和经验,也会碰到难以把握的新型审计项目的情况。熟悉财务审计的审计人员对工程审计感觉很陌生,精通工程审计的审计人员碰到经济责任审计感到束手无策;工程审计人员在熟悉土木工程的审核后,又碰到水电安装工程;在学会安防系统后,又碰到网络工程;审计了执行企业会计制度的下属公司,又有可能碰到执行出版行业会计制度的出版社;好不容易熟悉行政事业单位的会计制度,又碰上了医院审计……可以说,纵然有经验的审计人员在每个项目之后,仍然是“雄关漫道真如铁,而今迈步从头越”。到外单位进行交流和学习,吸取他人在各种类型的审计中所积累的经验,可直接嫁接所积累的行业背景、审计制度、审计方法和此类审计项目的注意事项。本案例中,通过到同行取经学习,形成一套相对的工作思路和审计文书资料,使审计的进行有章法可循。审计文书一般包括审计通知书,审前准备资料清单,审计承诺书,审计工作底稿格式和审计报告等。这些格式相对固定,有了基本的规范文本,以后的项目在此基础上进行修改即可。既提高了效率,又规范了管理,从而提高审计质量,也可给审计项目留下规范的档案。

2。查询相关的法律法规及制度,知晓行业规律。

前面提到,内部审计所面临的行业和内容比较复杂,不同类型的审计项目差别很大,因此,不同类型的项目所处的环境以及相关的法律法规是不同的。比如财务收支审计、经济责任审计和工程项目审计所依据的法律法规是不同的,甚至同样是基建项目审计,一般基本建设项目审计和全过程审计所依据的文件也是不同的。因此,审计之前,内部审计机构应组织人员查找并研究相关的法律法规,为下一步的审计提供依据。而对于不同行业的内部审计,其所面临的行业特点和规律也不同。现代内部审计强调的是从业务流程入手,也就是“审计的功夫在账外”,而传统的“审计就是查账”的错误观点已不能满足新型审计的要求。就教育系统内部而言,高校与普教之间银行的内部流程千差万别,而普通高校内部的企业与出版或医院的行业也有着很大的不同。在开展项目之前,审计人员应有针对性地研究项目所处行业特点,才能发现该项目内部控制的关键点,从而达到事半功倍的效果。

3。打造审计良好环境,循序渐进推动工作。

目前很多审计实务研究都集中在审计专业知识和技术,审计人员学习后,或者具备了相应的审计知识后,在实践中仍然感觉到困难重重。所以,审计人员常“说理论是一回事,实践又是另外一回事”。那是因为目前鲜有研究如何打造审计环境,以指导审计人员将审计项目“打入”管理层。加之各行业、各单位的治理结构工作环境不同,领导的重视和关注程度不同,加之内部审计往往是基于监督的理念去“挑毛病”,从而变得困难重重,以至于不少审计人员认为装备了丰富的审计知识应该“所向披靡”,结果却是“满腹经纶”,空有一身本领却常常无计可施。第一次审计往往是基于领导安排,即使高层重视,却因为不善于与基层管理部门沟通,实施中碰到很多阻力,基层单位怨言不止,而高层领导也认为内部审计“办事不力”,作用没有得到发挥。审计人员可谓“两头吃力不讨好”,问题的症结就在于审计人员没有致力于打造第一次新型审计的良好环境。

三分时时彩官网打造审计良好的环境,一是事先要加大宣传力度。本案例中,初次开展经济责任审计,存在着诸如“是不是有问题才查”等诸多的误解。如果一开始通过各种高管层面的会议将经济责任审计的精神和意义传达下去,或在审前进行及时告知,就不会造成不理解的局面。可以借力高层,先行制订对某种审计执行的规定和制度的草稿,在某些层面公布。当“把所有的人都得罪了,就谁也不得罪了”。阳光透明是有效的管理方法,讲清楚了,误解也就消除了。

二是循序渐进,重视推进方法。本案例中,在基层很多人不知何谓经济责任审计、在何层面进行的情况下,突然进行经济责任审计的公示,造成了很多猜测和不解。如果注意处理方式,在知情的范围进行公示,负面影响会大大缩小。因此,如何公示,在哪个层面公示,具体在哪里公示,都是审计人员要周密考虑的。本案例如果考虑B的工作方法,采用“摸着石头过河”的实践方式,先开展整体层面的工作,这些操作层面通过经验摸索后会再逐步完善。采用“一刀切”或者是急攻进利的方式,则适得其反。当前,很多内部审计部门还处于“求生存”的阶段,通过生存下来有所作为,才能“有为有位才有威”。因此,审计制度推行时“软着陆”是很重要的。

三是及时沟通。在本案例中,各种风言风语四起,表明了审计人员没有及时和被审计单位沟通,也没有做好相应的危机应对处理工作。加强沟通,就可能避免很多不解和矛盾。

四是树立服务的意识。基层单位的抵触往往来自于内部审计人员的“挑毛病”。的确,内部审计是通过发现问题提出建议,但目的是为了加强基层管理,更好地帮助他们实现目标,如果树立为基层服务,更好地加强管理的意识,被审计单位将会更好地配合。

4.明确审计思路。

由于是第一次审计,审计人员容易“东抓一把,西抓一把”,没有头绪。正是因为第一次审计,所以,明确审计思路尤其重要。按一般审计准则的思路,是先了解和分析被审计单位外部环境,了解其实际经营能力、状况和管理控制流程;然后在此基础上对财务报表进行分析,确定重要审计领域,进而编制开展审计计划;最后在计划的指导下对内控和账项进行进一步的测试,最终得出审定结果的过程。对于每个程序要有所明确和把握。项目总体控制思路包括项目计划、项目控制、项目管理的综合,这也就是项目经理应负责的工作范围。而每个审计人员具体思路也应明确,如每个负责具体循环科目底稿的人应有的思路包括:先调查描述自己这个科目核算业务内容,核算流程,然后做总体合理性分析,再做细致分析,最后做抽查、盘点、函证等测试。本案例中,不断地向财务人员索要资料,表明了审计人员的审计思路还不是很清晰。明确每个程序的具体内容后,审计工作方可顺利进行。本案例中,要求被审计单位对应准备何种资料、什么时候提供,应一清二楚,这样才可以提高审计工作效率,不会给被审计单位造成不便,甚至影响基层的工作。

5。注重项目管理,组成强而有力的团队,大胆启用新人。

项目管理是管理学的重要一课,审计人员应补充这方面的管理知识。审计是团体协作的工作,审计项目是集体努力的结果。如果分工不合理,人员安排不当,将会影响审计项目的质量和效率。不同级别和不同岗位的审计人员有着不同的职责,如果越位或错位了,就会导致效果和效率下降,以及责任不明确。在项目管理时,可采取集思广益、头脑风暴的管理方法。当某些审计线索中断,影响审计结论时,可以召集由审计部门组织的相关专业人员会议,把问题和困难交给与会人员,让大家自发提出主张和想法,从而产生更好的方案,使审计项目取得进展和突破。

有人会说,已经是新型审计项目了,再找新的审计人员做,那不更难以把握审计质量吗?事实上,对于新型项目,每个人都是新手。现实中,经常出现审计部负责人做项目经理的工作,而项目经理经常不知不觉做审计人员该负责的具体科目审计程序。这样管理就无“道”,导致程序混乱。只有管理上有“道”,才能实现“无为而治”。项目经理争做具体审计人员的事情,往往是因为人员不足,另外是对自己的信心不足,一方面来自于“文人相轻”,怕教会别人,自己没有存在的空间了;另一方面对自己的指导和传授能力怀疑,怕自己不亲历亲为,质量就不保证了。同时也怕麻烦,指导和传授还不如自己做很快就解决了。殊不知,不启用新人,新人永远得不到锻炼,就没有独挡一面的那一天。只有项目经理树立自己的一套管理体系,不再做审计人员应负责的具体程序,审计人员才有可能得到全面的锻炼,为审计员的成长、为未来的项目经理打下基础,才有可能形成人才梯队。

审计人员要常换岗。经常换岗位,每个审计人员才有可能接触不同类型的审计项目。现实中很多单位为了强调熟练度和效率,审计人员负责的审计类型相对固定,就经常出现某个人走了,整个部门又面临了没有人做过的“新项目”的情况。而审计人员经常轮换岗位,虽然会影响效率,但长远来看,对于内部审计机构是有利而无害的。

6.做好前期准备工作很重要。

由于是第一次审计项目,更要重视前期的准备工作,所谓“磨刀不误砍柴工”。第一次的审计项目将面临着比其他项目更多的困难,充分的准备,能够减少阻力,促进审计项目“和风细雨”地开展。审前的准备工作包括明确新型审计项目业务的类型,确定项目的目标和范围,了解被审计单位的基本情况,制订审计方案,做好时间预算,确定被审计单位应提供的资料,以及发出审计通知书等等。只有“知己知彼”才能“百战不殆”。

初次审计项目是根“难啃的骨头”,但如果能做到以上几点,初次审计的项目一般可以迎刃而解。内部审计人员的信心得到加强,同时也降低了审计风险,提高了审计质量。

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